οικονομία
Απογραφή καταμέτρησης των αποθεμάτων

Πέμπτη 28 Δεκεμβρίου 2017

 

Η φυσική απογραφή καταμέτρησης των αποθεμάτων αποτελεί μια σημαντική διαδικασία διότι πέρα από την εμφάνιση της πραγματικής εικόνας των αποθεμάτων στις οικονομικές καταστάσεις τέλους χρήσης αποτελεί και πολύτιμο εργαλείο λήψης αποφάσεων από την Διοίκησή της Επιχείρησης.

 

Όμως γιατί να απογράψουμε τα αποθέματα μας και πώς διενεργείται η φυσική απογραφή αντικείμενο με το οποίο πραγματεύεται το σημερινό άρθρο;

 

Τα αποθέματα στην πλειονότητα των επιχειρήσεων (κυρίως βιομηχανικές-εμπορικές) αντιπροσωπεύουν ένα σημαντικό μέρος του κυκλοφορούντος ενεργητικού. Δηλαδή αποτελούν μια σημαντική επένδυση και η ύπαρξη τους καλύπτει σε πολλές περιπτώσεις και σημαντικό μέρος του ενεργητικού. Οι αγορές και οι πωλήσεις των αποθεμάτων αποτελούν πρωταγωνιστικό ρόλο στον παραγωγικό κύκλο των επιχειρήσεων με αποτέλεσμα η διαχείριση τους να απασχολεί όχι μόνο τους διοικούντες και διευθυντές αλλά και τους λογιστές. Η συνεχής ροή δηλαδή που παρουσιάζουν αποτελεί αντικείμενο συνεχούς παρακολούθησης ώστε η διαχείριση τους να είναι η βέλτιστη και αποτελεσματικότερη για τα συμφέροντα της επιχείρησης.

 

Η περιγραφή και η ανάλυση της διοίκησης των αποθεμάτων όμως εκφεύγει από τους σκοπούς του παρόντος άρθρου το οποίο προορίζεται στις οδηγίες για την εκτέλεση της φυσικής απογραφής των αποθεμάτων.

 

Όπως ανωτέρω περιγράφουμε η φυσική απογραφή αποτελεί μια σημαντική διαδικασία καταγραφής της περιουσίας της επιχείρησης στο σκέλος των αποθεμάτων ώστε να καταγράφουν ποσοτικά και να αποτιμηθούν κατά το τέλος της χρήσης. Μέσω της φυσικής απογραφής εξάγονται αποτελέσματα όπως το ύψος των αναλώσεων της χρήσης ( στοιχείο Κατάστασης αποτελεσμάτων ) και το ύψος των μενόντων ( στοιχείο του Ισολογισμού).

 

Να επισημανθεί στο σημείο αυτό ότι πρέπει να ακολουθούνται και οι προβλέψεις του νόμου 4308/14 όπως για παράδειγμα του άρθρου 4 παρ. 4 «Άλλα λογιστικά αρχεία».

 

Διενέργεια Φυσικής Απογραφής Λήξεως

 

Η φυσική απογραφή λόγω της σημαντικότητας της πρέπει να οργανωθεί και εκτελεστεί σωστά.

 

α)Οργάνωση της φυσικής απογραφής.

 

Η διαδικασία της φυσικής απογραφής απαιτεί τον ορισμό υπευθύνου και τον ορισμό συνήθως δύο -2- διαφορετικών καταμετρητών ώστε ο υπεύθυνος να τους ελέγχει. Εξυπακούεται ότι σε περισσότερα συνεργεία πρέπει να καθορίζεται και χώρος ευθύνης του κάθε συνεργείου.

 

Πολλές φορές το πρόσωπο του λογιστή είναι αυτό που ορίζεται ως υπεύθυνο για την απογραφή. Ο λογιστής οφείλει να γνωρίζει σε βάθος την επιχείρηση και να παρακολουθεί και να ελέγχει την απογραφή.

 

β)Διαμόρφωση και τακτοποίηση των αποθηκευτικών χώρων

 

Εν όψει των απογραφών οι αποθηκευτικοί χώροι πρέπει να είναι τακτοποιημένοι, καθαροί, σε ευταξία, εύκολα προσβάσιμοι στους απογραφείς. Η εν λόγω διαδικασία επιτρέπει στο να διεξαχθεί η φυσική απογραφή απρόσκοπτα και χωρίς καθυστερήσεις.

 

Η απογραφή διενεργείται τόσο στις κεντρικές αποθήκες όσο και στα διάφορα τμήματα.

 

γ) Λογιστική καταχώριση όλων των Δελτίων Αποστολής και Τιμολογίων

 

Πριν προβούμε στην διαδικασία της απογραφής, πρέπει να έχουν καταχωρηθεί ποσοτικά και αξιακά όλες οι αγορές και λοιπές διακινήσεις των αποθεμάτων.

 

Προσοχή απαιτείται και στα αποθεμάτα τα οποία ευρίσκονται εις χείρας τρίτων ή σε παρακαταθήκη.

 

Όλα τα αποθέματα που έχουν παραληφθεί πρέπει να είναι καταχωρημένα. Σε διαφορετική περίπτωση το αποτέλεσμα της απογραφής καθίσταται αναξιόπιστο. Προς τούτο στις ημερομηνίες απογραφής δεν πρέπει να γίνει καμία διακίνηση αποθεμάτων.

 

δ) Μετρήσεις-επαναμετρήσεις

 

Τα συνεργεία απογραφής λαμβάνουν τα απογραφικά δελτία και ξεκινούν με τη σειρά την καταμέτρηση κάθε εμπορεύματος/αποθέματος/Α ύλης και λοιπού υλικού που βρίσκουν μπροστά τους στους προκαθορισμένους χώρους ευθύνης. Ιδανικά για τον ίδιο αποθηκευτικό χώρο θα μπορούσε πχ 2 συνεργεία απογραφής ξεκινώντας το καθένα από διαφορετική πλευρά του χώρου να καταμετρήσουν και να συγκρίνουν τα αποτελέσματα τους. Οπότε απαιτείται η απογραφή να γίνεται με προσοχή για την αποφυγή λαθών.

 

Σε κάθε απογραφή είδους η τοποθέτηση μιας κορδέλας ή σημείωση με μαρκαδόρο ή άλλο μέσο μειώνει την πιθανότητα να μην απογραφεί καθόλου κάποιο απόθεμα ή να απογραφεί δυο φορές.

 

ε) Σύνταξη απογραφής -Απογραφικά δελτία

 

Όταν βεβαιώνεται πως η διαδικασία της καταμέτρησης έγινε με ορθό τρόπο, δηλαδή πραγματοποιώντας διαφορετικές καταμετρήσεις από διαφορετικά συνεργεία και προκύπτει το ίδιο αποτέλεσμα, αυτό συνεπάγεται ότι η διαδικασία της φυσικής απογραφής έχει τελειώσει και απομένει η καταγραφή της.

 

Με ευθύνη του υπεύθυνου λογιστηρίου συντάσσεται η τελική κατάσταση όλων των ειδών με την ποσότητα τέλους χρήσης που βρέθηκε οριστικά στη φυσική απογραφή και ακολουθεί ο έλεγχός τους με τα λογιστικά υπόλοιπα των αποθηκών. Προσοχή απαιτείται στην αναγνώριση και καταγραφή των ελαττωματικών ή κατεστραμμένων αποθεμάτων.

 

Σημειώνουμε ότι στην ύπαρξη σημαντικών αποκλίσεων θα πρέπει να διερευνηθούν οι διαφορές με επαναμέτρηση .

 

Τέλος η συνταχθείσα κατάσταση απογραφής πρέπει να υπογραφεί από τον υπεύθυνο λογιστηρίου και τους απογραφείς και κάποιο διοικητικό στέλεχος (διευθύνων σύμβουλος, διαχειριστής) ώστε να αποτελεί επίσημο έγγραφο της επιχείρησης προς οποιαδήποτε ελεγκτική αρχή αλλά και για εσωτερική χρήση.

 

Το τελικό απογραφικό δελτίο μπορεί να έχει την παρακάτω δομή;

 

 

 

 

Διαφορές της φυσικής απογραφής

 

Κάθε σημαντική διαφορά που βρίσκεται από την διαδικασία της φυσικής απογραφής είναι ζήτημα που πρέπει να απασχολεί την διοίκηση της επιχείρησης. Οι εν λόγω διαφορές ενδέχεται να προκλήθηκαν από παραλείψεις ή λάθη αλλά και από κλοπές και υπεξαιρέσεις. Σε περίπτωση διαφορών στις Α ύλες μπορεί να οφείλεται πέραν των προηγούμενων κινδύνων και σε λάθος προδιαγραφές π.χ. μεγαλύτερη φύρα.

 

Οι όποιες διαφορές που εντοπίζονται με την φυσική απογραφή χαρακτηρίζονται ως ελλείμματα ή πλεονάσματα τα οποία με την σειρά τους μπορεί να είναι φυσιολογικά ή μη φυσιολογικά ή να οφείλονται σε λογιστικά λάθη.

 

Έλλειμμα φυσικής απογράφης εντοπίζεται όταν η καταμετρηθείσα ποσότητα της φυσικής απογραφής είναι μικρότερη από το υπόλοιπο το οποίο εμφανίζει η μερίδα στο αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων.

 

Πλεόνασμα φυσικής απογραφής εντοπίζεται όταν η καταμετρηθείσα ποσότητα της φυσικής απογραφής είναι μεγαλύτερη από το υπόλοιπο το οποίο εμφανίζει η μερίδα στο αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων.

 

Συνδυασμός των ανωτέρω είναι ότι όταν εξευρίσκονται ελλείμματα πέραν του φυσιολογικού υπάρχει ο κίνδυνος να θεωρηθούν ως αποκρυβείσες πωλήσεις ενώ όταν εξευρίσκονται πλεονάσματα πέραν του φυσιολογικού υπάρχει ο κίνδυνος να θεωρηθεί ότι δεν έχει αναγνωριστεί μέρος των αγορών ή δεν έχουν πραγματοποιηθεί πωλήσεις.

 

Συνοψίζοντας η διενέργεια της φυσικής απογραφής σε συνδυασμό και του ρόλου τον οποίον επιτελούν τα αποθέματα σε μια επιχείρηση αποτελεί μια σημαντική διαδικασία για εξαγωγή συμπερασμάτων και εργαλείο λήψης αποφάσεων από την διοίκηση και ταυτοχρόνως για την βιωσιμότητα της. Τα αποτελέσματα της φυσικής απογραφής περαιτέρω συντελούν στην αξιόπιστη χρηματοοικονομική πληροφόρηση σημαντική για τους χρήστες των οικονομικών καταστάσεων.

 

 

Γιώργος Ι. Βισβίκης

Ορκωτός Ελεγκτής Λογιστής,CPA

Γ. Στ. Πρίφτη 15 Ι Κορωπί

g.visvikis@theaccountant.gr

 


Όνομα:
Σχόλιο:
 
 
Created by | INCOM CMS